個人情報と特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)の取扱いにおける最大の違いは、個人情報は一定のルールの下で企業が自由に利用することが出来ますが、特定個人情報は一切の利用が禁止(制限ではない)されていることです。

つまり、企業が特定個人情報を扱うことができるのは(しなければならないのは)、従業者等への給与の支払い等に関して、マイナンバーを従業員等から取得して、法定調書などに記載し、税務署、自治体などに提供することだけなのです。

マイナンバー記載し、提供する義務がある情報は以下の通りです。

  • 法定調書:支払調書、源泉徴収票、保養控除等申請書など、税務署などに提出する書類。
  • 社会保障関係の書類:雇用保険被保険者資格取得/喪失届、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得/喪失届け、健康保険被扶養者(異動)届けなど、年金事務所などに提出する書類

そして、企業は上記の作業を正確に、安全に行わなければならないのです。それに違反して、マイナンバーを社員番号などに使うなど企業活動のために利用したり、第三者に提供したりした場合は、罰則も用意されています。グループ企業などで人事・給与情報を共有することも第三者提供に当たり禁止されていますので注意が必要です。

このような個人情報と特定個人情報の違いを踏まえて、企業は、個人情報の安全管理措置を含む組織体制を整備することが求められるのです。

以上

0048_個人情報と特定個人情報の違い