プライバシーマークPMS(Privacy Management System)における基本的ルールを記述した「基本規程」は、JIS Q 15001に準拠することが求められますが、具体的な運用を記述した手順書は、業務内容により異なります。手順書は、5W1H 1A1R を明確にするように記述すると使いやすくなります。

ご存じのように 5W1H とは、Who,What,Wen,Where,Why,How の頭文字を並べたもので、「誰が、何を、いつ、どこに(誰に)、なぜ、どのように」を明確にすることです。更に 5W1H に 1A1R を加えることをお奨めします。1A1Rは、Authorize と Record で、“A”は、承認の要否(承認が必要なら誰の承認を得るべきなのか)、そして“R”は、その手順に従って運用した記録を残すのかどうか(残すのならどの書式を使うのか)を指します。これらに留意して手順書を作りましょう。

PMS文書は、文書を書いた文書作成者が使うのではありません。文書作成者以外の誰かが文書を読み、それに基づいて運用するのです。従って、文書作成者いなくなっても現状の運用を維持できるように、誤解のないように記述することが大切です。是非、常に文書作成者(あなた)がいなくなっても正しくPMSを運用できることを念頭に文章化しましょう。